En ansökan i de öppna utlysningarna består av projektbeskrivning, ekonomisk redovisning och CV för projektledaren och ev medsökande. Använd gärna mallarna för ansökan som finns att tillgå under rubriken "Mallar".
För ansökan till FoU-program och post doc kan andra förutsättningar gälla, v g se utlysningstexten till dessa.
Skapa en ansökan
Välj "Skapa skiss/ansökan" ifrån vänstermenyn. Klicka på "Registrera ansökan” för att påbörja registreringen av din ansökan.
Fyll i alla uppgifter under de sex flikarna, beskrivna nedan. Alla uppgifter markerade med * är obligatoriska.
Du flyttar dig mellan flikarna genom att klicka direkt på fliken eller använda knapparna ”Till nästa steg” eller ”Till föregående steg”.
- Fliken Grunduppgifter:
Projektledare:
Projektledarens namn hämtas automatiskt från användarkontot och kan inte ändras. Projektledaren har ansvaret för och företräder projektet i kontakter med Afa Försäkring. Ansökan ska upprättas från projektledarens konto i FoU-portalen. Endast en person kan vara projektledare.
Projekttitel:
Titeln ska vara på svenska och omfatta högst 150 tecken inklusive mellanslag.
Sammanfattning:
Sammanfattningen ska skrivas på svenska och innehålla rubrikerna syfte, genomförande och förväntat resultat. Den får omfatta max 1 500 tecken, inklusive mellanslag och ska kunna läsas fristående från projektbeskrivningen och förstås av icke specialister. Använd gärna nyckelord när du skriver sammanfattningen vilket underlättar fritextsökning.
Projektet påbörjas/Projektet avslutas:
Tidpunkten för projektstart och projektslut anges med datum enligt år-månad-dag. Observera att du ska skriva in datum för projektets start- och slutdatum som är tänkt att finansieras av Afa Försäkring. Tänk också på att handläggningstiden hos Afa Försäkring kan påverka när projektet kan starta. Ett beviljat projekt kan starta tidigast 1 månad efter beslutsdatum.
Etikprövning:
Här kryssar du i om etikprövning är aktuellt för projektet. Kopia av beslut från etikprövningsnämnd ska bifogas ansökan under fliken bilagor, alt skickas in till Afa Försäkring så snart prövning är genomförd.
Prefektens namn och titel:
Prefektens för- och efternamn ska anges. Med prefekt menas den person (föreståndare, firmatecknare eller motsvarande) som ytterst ansvarar för att projektet kan genomföras vid institutionen/medelsförvaltaren.
- Fliken Medsökande:
Lägg till medsökande:
För att lägga till en medsökande måste du fylla i dennes personnummer. En medsökande kan bara läggas till om personen har ett svenskt personnummer. Har den medsökande ett aktivt användarkonto hämtas uppgifterna automatiskt när du lämnar personnummerfältet, i annat fall får du fylla i för- och efternamn, e-postadress samt organisation (husikonen). En medsökande får läsbehörighet till projektet på "Mina sidor".
Organisation:
Med organisation menas det lärosäte där projektet har sin hemvist. Det kan vara ett svenskt universitet, högskola, universitetssjukhus, forskningsinstitut eller motsvarande.
För att lägga till organisation klickar du på husikonen under ”Välj org”, nytt fönster. För att välja/söka organisation klickar du på rullisten ”Organisation”. Finns aktuell organisation i listan väljer du den. Kontrollera att uppgifterna stämmer.
Om du inte hittar medsökandes organisation i rullisten måste du skriva in den i rutan ”Ny organisation” samt fylla i övriga uppgifter.
Klicka på "Koppla personen till angiven organisation".
Organisationsnamnet syns då under rubriken Organisation.
Spara medsökande:
När du har fyllt i alla uppgifter klickar du på ikonen "Spara" (en diskett) för att lägga till personen. Det går att lägga till fler medsökanden. Ett e-postmeddelande skickas till medsökande med inloggningsuppgifter till FoU-portalen.
- Fliken Medelsförvaltare:
Med medelsförvaltare menas den institution eller liknande som har rätt att förvalta projektets anslag. Det är till denna adress och det angivna plus-/bankgironummer som Afa Försäkring kommer att betala ut ev beviljat anslag. Afa Försäkring beviljar inte anslag till organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet.
För att välja medelsförvaltare klickar du på rullisten ”Medelsförvaltande organisation”. Om du hittar din medelsförvaltande organisation i listan väljer du den. Kontrollera att uppgifterna stämmer.
Gå sedan vidare och välj institution om sådan finns. Om du hittar din institution i rullisten väljer du den, i annat fall använder du fältet "Ny institution" för att skriva in rätt uppgifter.
Om du inte hittar din medelsförvaltande organisation i rullisten måste du skriva in alla uppgifter i fältet ”Ny medelsförvaltare”.
- Fliken Sökt anslag:
Här redovisar du sökt anslag per projektår. Beloppen anges i svenska kronor, utan mellanslag och tecken. Observera att beloppen ska överensstämma med slutsummorna i ekonomibilagan. I Ekonomibilagan anges beloppen i tusentals kronor och här måste du ange beloppen i hela kronor avrundat till närmast hela tusental.
För att kunna fylla i sökt anslag måste du ha angivit projekttiden under fliken Grunduppgifter. De årtalen genereras till denna flik och du fyller i sökt anslag per projektår. När du är klar summeras beloppen genom att du klickar på ”Uppdatera summa”.
- Fliken CV:
För att ansöka om FoU-anslag måste du ha en registrerad CV på ditt användarkonto. Om din CV är uppdaterad under det senaste året kopplas den automatiskt till ärendet, annars följ länken.
Medsökande måste också ha en registrerad/uppdaterad CV. Saknas den, framgår det här. Du kan antingen be den medsökande att själv registrera sin CV under sitt användarkonto eller så kan du bifoga den till ärendet under fliken "Bilagor".
- Fliken Bilagor:
Här bifogar du de obligatoriska bilagorna: Projektbeskrivning, Ekonomisk redovisning samt eventuellt CV för medsökande.
Bilagorna bifogas genom att du väljer typ av bilaga, klicka sedan på knappen Browse (Bläddra) för att koppla ditt dokument. Klicka därefter på "Lägg till bilaga" så ser du att din fil blir bifogad. Du kan lägga till flera bilagor av samma typ. Om du vill läsa en bilaga klickar du på den gröna symbolen "Läs bilagan". Om du vill ta bort en bilaga klickar du på den röda symbolen "Ta bort bilagan". Du kan endast bifoga bilagor i .doc-, .docx- och .pdf-format samt för ekonomibilagan i .xls eller .xlsx.
1. Projektbeskrivning
Projektbeskrivningen ska vara så utförlig att experter kan bedöma projektets vetenskapliga kvalitet och genomförbarhet. Beskrivningen ska skrivas på svenska eller engelska.
OBS! Vid programutlysningar kan projektbeskrivningen innehålla andra uppgifter än nedan. Se utlysningstexten för respektive program, välj instruktion "Program utlysning".
Obligatoriska uppgifter för projektbeskrivning (teckenstorlek 12, max 5 st
A4-sidor):
1. Projektidé, syfte, bakgrund och relation till övrig FoU inom området
2. Relevans
3. Genomförande
4. Etiska överväganden
5. Förväntat resultat
6. Samarbeten
7. Nyttiggörande, spridning och kommunikationsplan
8. Litteraturreferenser
1. Projektidé, syfte bakgrund och relation till övrig FoU inom området
Beskriv projektidé, bakgrund, syfte och mål med projektet samt vilka frågeställningar projektet ska belysa. Beskriv projektets relation till svensk och internationell FoU inom området.
2. Relevans
Redovisa projektets relevans i förhållande till AfaA Försäkrings prioriteringar och bidrag till forskning och utveckling inom området.
3. Genomförande
Beskriv design, metod och studiematerial samt implementering. Beskrivningen ska vara så utförlig, att kvalité och genomförande kan bedömas av sakkunniga.
4. Etiska överväganden
Redogör för de etiska frågor som aktualiseras i projektet och hur de ska hanteras. Kopia av beslut från etikprövningsnämnden ska bifogas ansökan alt skickas in till Afa Försäkring så snart prövning är genomförd.
5. Förväntat resultat
Beskriv projektets förväntade effekter och praktiska betydelse för Afa Försäkrings målgrupper. Observera att målgrupp ska specificeras. Om projektet kommer att resultera i verktyg, metoder eller annat som behöver förvaltas efter projekttidens slut, ska en förvaltningsplan redovisas.
6. Samarbeten
Ange aktörer både i Sverige och utomlands med vilka samverkan planeras eller redan är etablerad. Ange deras roll och bidrag till projektet. Tydliggör tvärvetenskapliga samarbeten i projektet.
Ange om projektet har samband med något annat projekt och hur de förhåller sig till varandra. Om projektet finns hos Afa Försäkring, ange projektets namn och diarienummer.
7. Nyttiggörande, spridning och kommunikationsplan
Redovisa de planer som finns för att sprida information och förväntade resultat från projektet. Här beskrivs den planerade vetenskapliga publiceringen och vilka insatser som planeras för att resultaten ska komma till praktisk användning.
8. Litteraturreferenser
Redovisa de viktigaste litteraturreferenserna.
2. Ekonomisk redovisning
Mallen ”Ekonomisk redovisning” ska användas, den finns att hämta under Mallar. Det finns 2 st mallar att välja mellan, en för 3-åriga projekt (eller kortare) och en för 4- och 5-åriga projekt. Mallen för 3-åriga projekt är standard. Mallen för 5-åriga projekt används endast i vissa FoU-program där det av utlysningen framgår att projekten ska vara längre än 3 år.
I den ekonomiska redovisningen specificeras sökt anslag, lönekostnader, övriga kostnader, eventuell annan finansiering och övriga ekonomiska upplysningar.
OBS! Beloppen anges i tusentals kronor (Tkr) till skillnad från fliken Sökt anslag där beloppet anges i hela kronor. Dessa belopp ska överensstämma.
Den ekonomiska redovisningen består av ett antal flikar, det är de första 5 flikarna som ska fyllas i för ansökan. Beloppen till de gula fälten räknas fram automatiskt när du fyllt i de vita fälten i flikarna.
Sammanställning
Fyll i projekttiteln och projektledarens namn. Projekttiteln ska överensstämma med den som angetts i Grunduppgifter. Beloppen i sammanställningen hämtas automatiskt från de övriga flikarna, när du fyllt i mallen.
Lön
De personer som ska avlönas med anslag från Afa Försäkring ska anges i denna flik. Har du personer i ditt projekt som inte får lön från Afa Försäkring anger du dem i fliken som heter Övrigt under Lönekostnader. Endast de vita fälten ska fyllas i. I % av heltid anges hur mycket personen kommer att arbeta i projektet för resp. projektår. LKP (Lönekostnadspåslag) anges i % och kan högst vara 54 %.
Förvaltningsavgiften (indirekta kostnader) anges högst upp i fliken med en % -siffra. Förvaltningskostnader får vara högst 35% av den totala lönekostnaden inkl LKP.
Indirekta kostnader är kostnader som inte är projektspecifika och ingår i förvaltningsavgiften,
t ex
- lokaler
- kontors- och förbrukningsmaterial
- IT, mjuk- och hårdvara
- administrativt stöd, telefon, post och porton
Beloppen räknas ut automatiskt. Fyll endast i för de projektår som du söker från Afa Försäkring.
Kostn
I denna flik anger du projektspecifika kostnader som t ex material och utrustning, rese- och övriga kostnader. Observera att kostnaderna ska specificeras under "övrigt".
Andra anslag
Projektkostnader som söks eller har sökts från andra anslagsgivare redovisas i denna flik.
I den övre rutan anger du kostnader som söks från andra anslagsgivare som hör till projektet och som inte är samma kostnader som du söker från Afa Försäkring.
I den nedre rutan anger du kostnader som du söker hos andra anslagsgivare som är samma kostnader som söks hos Afa Försäkring.
Övrigt
I denna flik lämnar du information och beskriver i text vad kostnaderna avser som du tagit med i flikarna för Lön och Kostn. Det finns också möjlighet att lämna övrig relevant ekonomisk information. Du anger också under lönekostnader om du har personer i projektet som du inte söker lönebidrag för.
Flikarna för del- och slutrapport används när du fått beviljat anslag från Afa Försäkring och det blir dags för rapportering.
3. CV
Här kan du bifoga CV för medsökande som inte har någon registrerad sedan tidigare. Du måste ange personens namn innan du sparar den bifogade bilagan.
4. Övrigt
Om du har övriga bilagor, t.ex. Etikprövningsprotokoll ska du bifoga dem här. Ange i beskrivningen vad det är för typ av bilaga.
Spara/skicka in ansökan
För att spara uppgifterna i flikarna och fortsätta fylla i vid annat tillfälle krävs det att du minst har skrivit en projekttitel och att du klickar på Spara-knappen. Du hittar sedan din ansökan under ”Mina sidor”, ”Mina ärenden” och ”Under arbete”.
När du är klar med ansökan klickar du på ”Skicka in ansökan” längst ner på sidan. Du får en bekräftelse via e-post. Du kan sedan följa din ansökan under ”Mina sidor” och ”Mina ärenden”.
När du har skickat in din ansökan öppnas ett fönster med en sammanställning över inskickade uppgifter samt bifogade bilagor. OBS! Överst på denna sida finns en länk till ett formulär som ska skrivas ut. Formuläret "Ansökan om anslag" ska undertecknas av projektledaren och av den prefekt eller motsvarande som du angav i ansökan. Det underskrivna formuläret scannas in i PDF och skickas in till fou@afaforsakring.se. Innan du mejlar till oss, kontrollera att bilagan är läsbar.
Läs inskickad ansökan
Ansökan är läsbar under ”Mina sidor” och ”Mina ärenden”.
Skapa en ansökan efter en godkänd skiss
Hämta upp skissen genom att gå till inkorgen på startsidan eller på ”Mina sidor” och följ länken "Följande skiss kan kompletteras till en ansökan". Observera att du måste följa denna länk eller öppna skissen under ”Under arbete”, för att ansökan ska få samma diarienummer som skissen. Du ska inte skapa en ny ansökan.
När du har klickat på den godkända skissen i inkorgen kommer du till ansökningsformuläret där systemet har hämtat upp uppgifterna från skissen. Om du behöver göra ändringar av till exempel projekttiden, är dessa fält öppna för redigering. Fyll i alla flikar som beskrivits ovan och skicka in ansökan när du är klar. Nu har din ansökan samma diarienummer som skissen och skissen försvinner från ”Mina ärenden”. Du hittar din inskickade ansökan under fliken ”Inskickade”.
Beviljad eller avslagen ansökan
Beslut om ansökan visas på "Mina sidor". Om ansökan är beviljad, skickas ett beslutsbrev med avtal samt ett godkännande som projektledaren och medelsförvaltaren ska underteckna och returnera till Afa Försäkring. Därefter kan anslag rekvireras och projektet starta hos Afa Försäkring. Om ansökan får avslag, meddelas detta även via ett e-postmeddelande.